Come organizzare il tuo tempo?

Perché il tempo non ti basta mai?

Come organizzare il tuo tempo? Abbiamo tutti le stesse ventiquattro ore. Eppure, in un sondaggio Gallup, otto persone su dieci hanno detto che il tempo non basta per tutto quello che vogliono fare. Perché ad alcune persone invece basta? Oggi lo vedrai con quello che dice la scienza, e ne uscirai con un piano perché la tua settimana renda davvero.

A proposito, questa è la mia casa in MindHaOS, e in questa stanza organizzo il mio tempo.

Prima di tutto, una trappola in cui cadiamo tutti. Nel 1994, Roger Buehler e il suo gruppo chiesero a degli studenti quanto ci avrebbero messo a finire la tesi. Stimarono circa trentaquattro giorni. Ce ne misero cinquantacinque. E perfino la loro stima per il caso peggiore, quarantanove giorni, si rivelò troppo corta.

E c'è una seconda trappola. Nel 1955, lo storico Cyril Northcote Parkinson scrisse per scherzo che il lavoro si espande fino a riempire il tempo che hai per farlo. Se ti dai tutto il pomeriggio per una mail, la mail si prende tutto il pomeriggio.

La buona notizia è che organizzarsi funziona, anche se non come pensi. Nel 2021, Brad Aeon e il suo gruppo hanno riunito centocinquantotto studi: organizzare il tempo aiuta a rendere, ma soprattutto ti fa stare meglio e con meno stress.

Quindi non si tratta di spremere ogni minuto, ma di tre cose: tirare fuori tutto dalla testa, scegliere cosa viene prima e dargli un orario nel tuo calendario.

Qui, nella mia agenda da scrivania, comincia la mia giornata: annoto quello che ho in testa, lo metto in ordine e gli do il suo orario.

Perché la tua testa non è una buona agenda?

Quello che lasci in sospeso continua a girarti in testa. Si racconta che negli anni Venti, a Berlino, la psicologa Bluma Zeigarnik notò che un cameriere ricordava a memoria le ordinazioni non ancora pagate, e le dimenticava appena venivano saldate. Nei suoi esperimenti, le persone ricordavano di più i compiti lasciati a metà che quelli finiti.

Per questo David Allen, autore di un libro molto noto sulla produttività, propone di annotare tutto: ogni cosa da fare, per quanto piccola, va in un solo posto che controlli spesso. La tua testa serve a pensare le idee, non a conservarle.

E la sua regola più famosa: se una cosa richiede meno di due minuti, falla subito. Annotarla e tornarci dopo ti costa più che farla.

Nella mia agenda, tutto quello che ho in testa finisce nella lista Da fare: senza data, in ordine di priorità, finché non gli do il suo posto.

E non solo le mie cose da fare: qui tengo una rubrica come quelle di una volta, con le persone che conosco, per non dimenticare i loro compleanni, e anche le cure che devo avere per me e per le persone importanti della mia vita.

Cosa viene prima?

Nel 1954, il presidente Dwight Eisenhower disse di avere due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti, e che quelli urgenti non erano quasi mai importanti.

E la scienza gli dà ragione. Nel 2018, Meng Zhu e il suo gruppo hanno visto che le persone scelgono il compito che scade presto anche se l'altro rende di più, solo perché sembra urgente.

Per questo la sua matrice è utile. Guarda: ciò che è urgente e importante, fallo oggi. Ciò che è importante ma non urgente, dagli un orario. Ciò che è urgente ma non importante, passalo a qualcuno o fallo in fretta. E ciò che non è né l'uno né l'altro, lascialo andare.

Nella mia lista Da fare ogni cosa ha la sua priorità, e la trascino su o giù finché la più importante resta in cima.

Perché fare più cose insieme ti rallenta?

Ogni volta che salti da un compito all'altro, paghi un pedaggio. Nel 2001, Joshua Rubinstein, David Meyer e Jeffrey Evans hanno misurato che cambiare compito costa tempo ogni volta, e tanto più quanto più i compiti sono complicati. Guarda come si sommano i salti.

E la testa non cambia di colpo. Nel 2009, Sophie Leroy l'ha chiamato residuo di attenzione: una parte di te resta nel compito precedente, soprattutto se l'hai lasciato a metà.

Per questo nelle fabbriche Toyota hanno inventato la bacheca kanban: tre colonne, Da fare, In corso e Fatto, e una regola d'oro: poche cose in corso alla volta. Finiscine una prima di cominciarne un'altra.

Nella mia agenda, le mie cose da fare vivono anche su una bacheca: le sposto da Da fare a In corso, e quando le finisco, a Fatto.

Come dare un orario a ciò che conta?

Quello che non ha una data si lascia per ultimo. Nel 2002, Dan Ariely e Klaus Wertenbroch assegnarono a degli studenti tre lavori. Ad alcuni diedero una sola scadenza, alla fine del corso; ad altri, una scadenza per ogni lavoro, distribuite durante il corso. Quelli con le scadenze distribuite presero voti migliori.

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Questo significa usare blocchi di tempo: invece di una lista infinita, ogni cosa importante riceve il suo spazio nel calendario, come un appuntamento con te. Guarda come si sistema una settimana.

E guarda il tuo tempo da altezze diverse: il giorno per agire, la settimana per distribuire e il mese per non avere sorprese.

Nella mia casa, quando una cosa da fare ha data e ora, compare da sola nel mio calendario, con il suo promemoria, e la vedo per giorno, settimana, mese o anno.

Perché riposare ti fa rendere di più?

Lavorare senza sosta non ti fa andare più avanti. Nel 2022, Patricia Albulescu e il suo gruppo hanno esaminato ventidue studi: pause di meno di dieci minuti ti danno più energia e meno stanchezza, e nei compiti di routine migliorano perfino quello che fai.

Un modo semplice è la tecnica del Pomodoro, inventata da Francesco Cirillo con un timer da cucina a forma di pomodoro: venticinque minuti su un solo compito, cinque di pausa, e ogni quattro giri una pausa lunga.

E che la pausa sia vera: alzati, guarda lontano, bevi un po' d'acqua. Controllare il telefono non conta come riposo.

Per questo nel mio calendario do un orario anche al riposo: tra un blocco e l'altro, una pausa, che si spunta anche lei.

Cosa fare quando tutto si accumula?

Primo, stima meglio. Nel 2008, Jeffrey Forsyth e Christopher Burt hanno visto che, quando dividi un compito in passi e li stimi uno per uno, i tuoi calcoli si avvicinano di più a quanto ci metti davvero.

E lasciati un margine. Se pensi che una cosa ti prenda un'ora, riservane una e mezza. Guarda cosa succede alla tua giornata quando arriva un imprevisto, con il margine e senza.

E quando non ci sta più niente, scegli: spostalo a un altro giorno, passalo a qualcuno o di' di no. Ogni sì a qualcosa è un no a qualcos'altro.

Quando mi capita un imprevisto, qui trascino il blocco in un altro spazio o lo allungo, e la mia settimana resta in piedi.

Come andare avanti? Il tuo piano per continuare

La prima settimana, tira fuori tutto dalla testa in un solo posto e ogni mattina scegli tre cose importanti. Solo tre.

Il primo mese, dai un orario a ciò che conta nel tuo calendario, con le sue pause e il suo margine. Non riempire ogni spazio: lascia aria per l'imprevisto.

E una volta alla settimana, quindici minuti di revisione: svuota la lista, sposta quello che non è andato e pianifica i blocchi della settimana dopo. Quell'appuntamento con te è quello che regge tutto il resto.

E le cose di tutti i giorni le tengo nelle mie missioni: ogni app della mia casa ha le sue, come bere acqua o studiare, e nel mio calendario e nella mia agenda le vedo insieme, giorno per giorno, e le spunto.

In breve: la tua testa non è un'agenda, quindi tira fuori tutto; scegli l'importante prima dell'urgente; fai una cosa alla volta e dalle il suo orario; e riposa e lasciati un margine, perché organizzarti serve a vivere meglio, non a correre di più.

Nella stanza Agenda di MindHaOS puoi annotare le tue cose da fare, spostarle su una bacheca, dare loro data e ora perché compaiano nel tuo calendario con il loro promemoria, e non dimenticare i compleanni delle tue persone. Costruisci la tua casa mentale gratis oggi: il link è nella descrizione. E nella prossima guida: come imparare più in fretta?