시간을 어떻게 정리할까요?

왜 시간은 늘 부족할까요?

시간을 어떻게 정리할까요? 우리 모두에게는 똑같이 하루 스물네 시간이 있어요. 그런데도 갤럽 조사에서 열 명 중 여덟 명은 하고 싶은 일을 다 할 시간이 부족하다고 답했어요. 그렇다면 왜 어떤 사람들은 시간이 충분할까요? 오늘은 과학이 밝혀낸 것을 함께 보고, 한 주가 제대로 굴러가게 해 줄 계획까지 가져가실 거예요.

참고로, 여기는 MindHaOS에 있는 제 집이에요. 이 방에서 저는 제 시간을 정리한답니다.

먼저, 우리 모두가 빠지는 함정부터요. 1994년, Roger Buehler와 연구진은 학생들에게 졸업 논문을 끝내는 데 얼마나 걸릴지 물었어요. 학생들은 약 34일이라고 예상했죠. 실제로는 55일이 걸렸습니다. 최악의 경우로 잡은 49일조차 모자랐어요.

그리고 두 번째 함정이 있어요. 1955년, 역사학자 Cyril Northcote Parkinson은 일은 주어진 시간을 다 채울 때까지 늘어난다고 농담처럼 썼어요. 이메일 한 통에 오후 내내를 주면, 그 이메일은 정말 오후 내내 걸린답니다.

좋은 소식은, 시간을 정리하는 건 정말 효과가 있다는 거예요. 다만 생각하는 방식과는 조금 달라요. 2021년, Brad Aeon과 연구진은 158편의 연구를 모았어요. 시간 관리는 성과에도 도움이 되지만, 무엇보다 기분이 좋아지고 스트레스가 줄어들어요.

그러니까 1분 1초를 쥐어짜는 게 아니라, 세 가지가 중요해요. 머릿속에 있는 걸 전부 꺼내기, 먼저 할 일 고르기, 그리고 캘린더에 시간을 정해 주기예요.

여기, 제 책상 위 일정표에서 제 하루가 시작돼요. 머릿속에 있는 걸 적고, 순서를 정하고, 각각에 시간을 정해 주죠.

왜 머리는 좋은 일정표가 아닐까요?

끝내지 못한 일은 머릿속에서 계속 맴돌아요. 1920년대 베를린에서, 심리학자 Bluma Zeigarnik은 웨이터가 아직 계산하지 않은 주문은 외우고 있다가, 계산이 끝나자마자 잊어버린다는 걸 알아챘다고 해요. 그녀의 실험에서도 사람들은 끝낸 일보다 중간에 멈춘 일을 더 잘 기억했어요.

그래서 생산성에 관한 아주 유명한 책을 쓴 David Allen은 전부 붙잡아 두라고 해요. 아무리 작은 할 일이라도, 자주 확인하는 한곳에 모아 두는 거죠. 머리는 아이디어를 떠올리는 곳이지, 보관하는 곳이 아니니까요.

그리고 그의 가장 유명한 규칙. 2분 안에 끝나는 일이라면, 지금 바로 하세요. 적어 두고 나중에 다시 돌아오는 게 그냥 해 버리는 것보다 더 힘들거든요.

제 일정에서는 머릿속에 있는 모든 게 할 일 목록으로 들어가요. 날짜 없이, 우선순위대로요. 제가 자리를 정해 줄 때까지 거기에 있어요.

할 일만이 아니에요. 여기에는 옛날 수첩처럼 제가 아는 사람들을 적어 두고 생일을 잊지 않게 챙겨요. 저 자신과 제 삶의 소중한 사람들을 위해 챙겨야 할 관리도요.

무엇을 먼저 해야 할까요?

1954년, 드와이트 아이젠하워 대통령은 자신에게 두 종류의 문제가 있다고 말했어요. 급한 문제와 중요한 문제. 그리고 급한 문제는 거의 중요하지 않다고요.

과학도 그 말이 맞다고 해요. 2018년, Meng Zhu와 연구진은 다른 일이 더 이득이어도, 사람들이 마감이 가까운 일을 고른다는 걸 확인했어요. 그저 급하게 느껴진다는 이유만으로요.

그래서 그의 매트릭스가 쓸모 있어요. 보세요. 급하고 중요한 일은 오늘 하세요. 중요하지만 급하지 않은 일은 시간을 정해 주세요. 급하지만 중요하지 않은 일은 다른 사람에게 넘기거나 빨리 끝내세요. 둘 다 아닌 일은 내려놓으세요.

제 할 일 목록에서는 할 일마다 우선순위가 있어요. 가장 중요한 게 맨 위에 올 때까지 위아래로 끌어서 옮겨요.

왜 여러 일을 한꺼번에 하면 느려질까요?

한 일에서 다른 일로 넘어갈 때마다 통행료를 내는 셈이에요. 2001년, Joshua Rubinstein, David Meyer, Jeffrey Evans는 일을 바꿀 때마다 시간이 들고, 일이 복잡할수록 더 많이 든다는 걸 측정했어요. 전환이 어떻게 쌓이는지 보세요.

게다가 머리는 한 번에 바뀌지 않아요. 2009년, Sophie Leroy는 이것을 주의 잔여물이라고 불렀어요. 내 일부가 이전 일에 남아 있는 거죠. 특히 중간에 멈춘 일이라면 더요.

그래서 도요타 공장에서 칸반 보드가 생겼어요. 할 일, 진행 중, 완료, 세 개의 열과 하나의 철칙. 진행 중인 일은 조금만. 하나를 끝내고 나서 다음을 시작하세요.

제 일정에서도 할 일은 보드 위에 있어요. 할 일에서 진행 중으로 옮기고, 끝나면 완료로 옮겨요.

중요한 일에 어떻게 시간을 정해 줄까요?

날짜가 없는 일은 맨 마지막으로 밀려요. 2002년, Dan Ariely와 Klaus Wertenbroch는 학생들에게 과제 세 개를 냈어요. 어떤 학생들에게는 학기 말에 마감 하나만, 다른 학생들에게는 학기 중에 나눠진 과제별 마감을 줬죠. 마감이 나눠진 학생들이 더 좋은 성적을 받았어요.

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이게 바로 시간 블록이에요. 끝없는 목록 대신, 중요한 일마다 나와의 약속처럼 캘린더에 자리를 주는 거죠. 한 주가 어떻게 채워지는지 보세요.

그리고 시간을 여러 높이에서 보세요. 하루는 행동하기 위해, 한 주는 나누기 위해, 한 달은 놀라지 않기 위해서요.

제 집에서는 할 일에 날짜와 시간을 넣으면 알림과 함께 캘린더에 저절로 나타나고, 일, 주, 월, 연도별로 볼 수 있어요.

왜 쉬면 더 잘하게 될까요?

쉬지 않고 일한다고 더 많이 나아가는 건 아니에요. 2022년, Patricia Albulescu와 연구진은 스물두 편의 연구를 검토했어요. 10분이 안 되는 짧은 휴식은 기운을 북돋우고 피로를 줄여 주며, 반복적인 일에서는 결과까지 좋아지게 해 줘요.

간단한 방법으로 뽀모도로 기법이 있어요. Francesco Cirillo가 토마토 모양의 주방 타이머로 만들었죠. 한 가지 일에 25분, 쉬는 데 5분, 그리고 네 번마다 긴 휴식을 가져요.

그리고 휴식은 진짜 휴식이어야 해요. 일어나서, 멀리 보고, 물을 마시세요. 휴대폰 확인은 휴식이 아니에요.

그래서 제 캘린더에는 휴식에도 시간을 정해 둬요. 블록과 블록 사이에 휴식을 넣고, 그것도 체크해요.

모든 게 쌓이면 어떻게 할까요?

먼저, 더 잘 예상하세요. 2008년, Jeffrey Forsyth와 Christopher Burt는 일을 단계로 나누고 단계마다 예상하면, 실제로 걸리는 시간에 더 가까워진다는 걸 확인했어요.

그리고 여유를 남겨 두세요. 한 시간이 걸릴 것 같다면 한 시간 반을 잡아 두세요. 예상 못 한 일이 생겼을 때, 여유가 있는 날과 없는 날이 어떻게 다른지 보세요.

그래도 다 들어가지 않으면 고르세요. 다른 날로 옮기거나, 다른 사람에게 넘기거나, 거절하세요. 무언가에 예라고 하는 건 다른 무언가에 아니오라고 하는 거예요.

갑자기 일이 끼어들면, 여기서 블록을 다른 빈칸으로 끌어 옮기거나 늘려요. 그러면 제 한 주는 흔들리지 않아요.

어떻게 계속할까요? 계속하기 위한 계획

첫 주에는 머릿속에 있는 걸 전부 한곳에 꺼내 놓고, 매일 아침 중요한 일 세 가지를 고르세요. 딱 세 가지만요.

첫 달에는 캘린더에서 중요한 일에 시간을 정해 주세요. 휴식과 여유도 함께요. 모든 칸을 채우지 말고, 예상 못 한 일을 위한 틈을 남겨 두세요.

그리고 일주일에 한 번, 15분 동안 점검하세요. 목록을 비우고, 못 한 일을 옮기고, 다음 주 블록을 계획하세요. 나와의 이 약속이 다른 모든 걸 받쳐 줘요.

그리고 매일 하는 일은 미션으로 챙겨요. 제 집의 앱마다 물 마시기나 공부하기 같은 미션이 있고, 캘린더와 일정에서 그걸 하루하루 함께 보면서 체크해요.

정리하면, 머리는 일정표가 아니니 전부 꺼내세요. 급한 일보다 중요한 일을 고르세요. 한 번에 하나씩, 시간을 정해서 하세요. 그리고 쉬고, 여유를 남기세요. 시간을 정리하는 건 더 빨리 달리기 위해서가 아니라, 더 잘 살기 위해서니까요.

MindHaOS의 일정 방에서는 할 일을 적어 두고, 보드에서 옮기고, 날짜와 시간을 정하면 알림과 함께 캘린더에 나타나요. 소중한 사람들의 생일도 잊지 않을 수 있어요. 오늘 무료로 나만의 마음의 집을 지어 보세요. 링크는 설명란에 있어요. 그리고 다음 가이드는, 어떻게 하면 더 빨리 배울 수 있을까요?