Como organizar o seu tempo?

Por que o tempo nunca dá?

Como organizar o seu tempo? Todos nós temos as mesmas vinte e quatro horas. E mesmo assim, numa pesquisa do Gallup, oito em cada dez pessoas disseram que o tempo não dá para tudo o que querem fazer. Por que para algumas pessoas o tempo dá? Hoje você vai ver isso com o que diz a ciência, e vai sair com um plano para que a sua semana renda de verdade.

Aliás, esta é a minha casa no MindHaOS, e neste cômodo eu organizo o meu tempo.

Primeiro, uma armadilha em que todos caímos. Em 1994, Roger Buehler e sua equipe perguntaram a estudantes quanto tempo levariam para terminar a monografia. Eles calcularam uns trinta e quatro dias. Levaram cinquenta e cinco. E até o cálculo para o pior cenário, quarenta e nove dias, ficou curto.

E há uma segunda armadilha. Em 1955, o historiador Cyril Northcote Parkinson escreveu, de brincadeira, que o trabalho se estica até preencher o tempo que você tem para fazê-lo. Se você reserva a tarde inteira para um e-mail, o e-mail leva a tarde inteira.

A boa notícia é que se organizar funciona, sim, mas não do jeito que você imagina. Em 2021, Brad Aeon e sua equipe reuniram cento e cinquenta e oito estudos: organizar o tempo ajuda a render, mas, acima de tudo, faz você se sentir melhor e com menos estresse.

Então não se trata de espremer cada minuto, e sim de três coisas: tirar tudo da cabeça, escolher o que vem primeiro e dar a isso um horário no seu calendário.

Aqui, na minha agenda de mesa, começa o meu dia: anoto o que trago na cabeça, coloco em ordem e dou um horário para cada coisa.

Por que a sua cabeça não é uma boa agenda?

O que você deixa pendente fica girando na cabeça. Contam que nos anos vinte, em Berlim, a psicóloga Bluma Zeigarnik reparou que um garçom lembrava de cor os pedidos que ainda não tinham sido pagos, e os esquecia assim que eram pagos. Nos experimentos dela, as pessoas lembravam mais das tarefas que tinham deixado pela metade do que das que tinham terminado.

Por isso David Allen, autor de um livro muito conhecido sobre produtividade, propõe capturar tudo: cada tarefa, por menor que seja, vai para um único lugar que você revisa com frequência. A sua cabeça é para ter ideias, não para guardá-las.

E a regra mais famosa dele: se algo leva menos de dois minutos, faça agora. Anotar e voltar depois custa mais do que fazer.

Na minha agenda, tudo o que trago na cabeça vai para a caixa de tarefas: sem data, em ordem de prioridade, até eu dar um lugar para cada uma.

E não só as minhas tarefas: aqui eu tenho uma agenda como as de antigamente, com as pessoas que conheço, para não esquecer os aniversários delas, e também os cuidados que preciso ter comigo e com as pessoas importantes da minha vida.

O que vem primeiro?

Em 1954, o presidente Dwight Eisenhower disse que tinha dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes, e que os urgentes quase nunca eram importantes.

E a ciência dá razão a ele. Em 2018, Meng Zhu e sua equipe viram que as pessoas escolhem a tarefa que vence logo mesmo que a outra renda mais, só porque ela parece urgente.

Por isso a matriz dele é tão útil. Olha só: o urgente e importante, faça hoje. O importante mas não urgente, dê um horário. O urgente que não é importante, passe para alguém ou faça rápido. E o que não é nenhum dos dois, deixe para lá.

Na minha caixa, cada tarefa tem a sua prioridade, e eu arrasto para cima ou para baixo até que a mais importante fique em primeiro.

Por que fazer várias coisas ao mesmo tempo te atrasa?

Toda vez que você pula de uma tarefa para outra, paga um pedágio. Em 2001, Joshua Rubinstein, David Meyer e Jeffrey Evans mediram que trocar de tarefa custa tempo a cada vez, e mais ainda quanto mais complicadas elas são. Veja como os pulos se somam.

E a cabeça não troca de uma vez. Em 2009, Sophie Leroy chamou isso de resíduo de atenção: uma parte de você fica na tarefa anterior, principalmente se você a deixou pela metade.

Por isso, nas fábricas da Toyota, inventaram o quadro kanban: três colunas, a fazer, em andamento e feito, e uma regra de ouro: poucas coisas em andamento ao mesmo tempo. Termine uma antes de começar outra.

Na minha agenda, as minhas tarefas também vivem num quadro: eu passo de a fazer para em andamento, e quando termino, para feito.

Como dar horário ao que importa?

O que não tem data fica para o fim. Em 2002, Dan Ariely e Klaus Wertenbroch pediram três trabalhos a estudantes. Uns receberam uma única data, no fim do curso; outros, uma data para cada trabalho, espalhadas pelo curso. Os das datas espalhadas tiraram notas melhores.

Se você está gostando do guia, deixe o seu gostei, inscreva-se para não perder o próximo e compartilhe com quem vive dizendo que o tempo não dá.

Isso é montar blocos de tempo: em vez de uma lista sem fim, cada coisa importante ganha o seu espaço no calendário, como um compromisso com você mesmo. Veja como uma semana se ajeita.

E olhe o seu tempo de diferentes alturas: o dia para agir, a semana para distribuir e o mês para não ter surpresas.

Na minha casa, quando uma tarefa tem data e hora, ela aparece sozinha no meu calendário, com o seu aviso, e eu vejo por dia, semana, mês ou ano.

Por que descansar te faz render mais?

Trabalhar sem parar não te faz avançar mais. Em 2022, Patricia Albulescu e sua equipe revisaram vinte e dois estudos: pausas de menos de dez minutos te dão mais energia e menos cansaço, e nas tarefas de rotina até melhoram o que você faz.

Um jeito simples é a técnica Pomodoro, que Francesco Cirillo inventou com um timer de cozinha em forma de tomate: vinte e cinco minutos numa única tarefa, cinco de pausa e, a cada quatro rodadas, uma pausa longa.

E que a pausa seja de verdade: levante-se, olhe para longe, beba água. Mexer no celular não conta como descanso.

Por isso, no meu calendário, eu também dou horário ao descanso: entre um bloco e outro, uma pausa, que eu também marco como feita.

O que fazer quando tudo se acumula?

Primeiro, calcule melhor. Em 2008, Jeffrey Forsyth e Christopher Burt viram que, quando você divide uma tarefa em passos e estima cada um, os seus cálculos chegam mais perto do tempo que você realmente leva.

E deixe uma folga. Se você acha que algo leva uma hora, reserve uma hora e meia. Veja o que acontece com o seu dia quando chega um imprevisto, com folga e sem ela.

E quando não cabe mais, escolha: mude para outro dia, passe para alguém ou diga não. Cada sim para algo é um não para outra coisa.

Quando surge algo, aqui eu arrasto o bloco para outro espaço ou estico, e a minha semana continua de pé.

Como seguir? O seu plano para continuar

Na primeira semana, tire tudo da cabeça e leve para um único lugar, e toda manhã escolha três coisas importantes. Só três.

No primeiro mês, dê horário ao que importa no seu calendário, com as suas pausas e a sua folga. Não preencha cada espaço: deixe ar para o inesperado.

E uma vez por semana, quinze minutos de revisão: esvazie a caixa, mude o que não saiu e planeje os blocos da semana seguinte. Esse compromisso com você é o que sustenta todo o resto.

E o do dia a dia eu levo nas minhas missões: cada app da minha casa tem as suas, como beber água ou estudar, e no meu calendário e na minha agenda eu vejo todas juntas, dia a dia, e marco como feitas.

Resumindo: a sua cabeça não é uma agenda, então tire tudo dela; escolha o importante antes do urgente; faça uma coisa de cada vez e dê a ela o seu horário; e descanse e deixe folga, porque se organizar é para viver melhor, não para correr mais.

No cômodo Agenda do MindHaOS você pode anotar suas tarefas, movê-las num quadro, dar a elas data e hora para que apareçam no seu calendário com o aviso, e não esquecer os aniversários da sua gente. Monte sua casa mental grátis hoje: o link está na descrição. E no próximo guia: como aprender mais rápido?