怎样安排好你的时间？

为什么时间总是不够用？

怎样安排好你的时间？我们每个人一天都有同样的二十四小时。可是在盖洛普的一项调查里，十个人中有八个说，时间不够做所有想做的事。那为什么有些人的时间就是够用？今天我们就来看看科学怎么说，你还会带走一个让这一周过得更顺的计划。

对了，这是我在MindHaOS里的家，我就在这个房间里安排我的时间。

首先，是一个人人都会掉进去的陷阱。1994年，Roger Buehler和团队问学生们，写完毕业论文要多久。他们估计大约三十四天，结果用了五十五天。就连他们估计的最坏情况，四十九天，也不够。

还有第二个陷阱。1955年，历史学家Cyril Northcote Parkinson半开玩笑地写道：工作会不断膨胀，直到填满你为它留出的时间。如果你给一封邮件留出整个下午，这封邮件就真会占掉整个下午。

好消息是，安排时间确实有用，只是和你想的不太一样。2021年，Brad Aeon和团队汇总了一百五十八项研究：时间管理能帮你提高表现，但更重要的是，让你感觉更好，压力更小。

所以，关键不是榨干每一分钟，而是三件事：把一切从脑子里拿出来，选出先做什么，再在日历上给它安排时间。

就在这里，我桌上的日程本，是我一天的开始：我把脑子里的事记下来，排好顺序，再给每件事安排时间。

为什么你的脑子不是好日程本？

没做完的事，会一直在脑子里打转。据说在二十世纪二十年代的柏林，心理学家Bluma Zeigarnik注意到，一位服务员能记住还没结账的点单，可一结完账就忘了。在她的实验里，人们对做到一半的任务，也比做完的任务记得更清楚。

所以，写过一本很有名的效率书的David Allen建议：把一切都收集起来。每件待办，再小也一样，都放进同一个你经常查看的地方。脑子是用来想点子的，不是用来存东西的。

还有他最有名的规则：如果一件事用不了两分钟，现在就做。记下来再回头处理，比直接做掉更费事。

在我的日程里，脑子里的所有事都会进待办收集箱：不设日期，按优先级排好，直到我给它安排位置。

不只是待办：我在这里还有一本像以前那样的通讯录，记着我认识的人，免得忘了他们的生日；还有我要为自己、为生命中重要的人做的照护。

什么该先做？

1954年，德怀特·艾森豪威尔总统说，他有两类问题：紧急的和重要的，而紧急的几乎从来都不重要。

科学也证明他说得对。2018年，Meng Zhu和团队发现，人们会选择马上到期的任务，哪怕另一件回报更大，只因为它感觉很紧急。

所以他的矩阵很好用。你看：紧急又重要的，今天就做。重要但不紧急的，给它安排时间。紧急但不重要的，交给别人或者快速搞定。两样都不是的，就放下吧。

在我的收集箱里，每件待办都有优先级，我把它们上下拖动，直到最重要的排在最前面。

为什么同时做好几件事反而更慢？

每次从一件事跳到另一件事，你都要付一笔过路费。2001年，Joshua Rubinstein、David Meyer和Jeffrey Evans测量发现，每次切换任务都要花时间，任务越复杂，花得越多。看看这些切换是怎么累积起来的。

而且，大脑不会一下子切换过来。2009年，Sophie Leroy把这叫作注意力残留：你的一部分还停留在上一件事上，尤其是那件事只做了一半的时候。

所以丰田的工厂发明了看板：三列，待处理、进行中、已完成，还有一条铁律：同时进行的事要少。做完一件，再开始下一件。

在我的日程里，待办也放在看板上：我把它们从待处理移到进行中，做完了，就移到已完成。

怎样给重要的事安排时间？

没有日期的事，总会被拖到最后。2002年，Dan Ariely和Klaus Wertenbroch给学生布置了三份作业。有的学生只有一个截止日期，在学期末；有的学生每份作业都有自己的截止日期，分散在整个学期。截止日期分散的学生，成绩更好。

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这就是时间块：不是一张没完没了的清单，而是让每件重要的事在日历上都有自己的位置，就像和自己的约会。看看一周是怎么排好的。

再从不同的高度看你的时间：日用来行动，周用来分配，月用来避免意外。

在我的家里，待办一有日期和时间，就会自动出现在我的日历上，还带提醒，我可以按日、周、月或年来看。

为什么休息让你效率更高？

不停地工作，并不会让你走得更远。2022年，Patricia Albulescu和团队回顾了二十二项研究：不到十分钟的短暂休息，能让你更有精神、更少疲惫，在例行工作中，甚至还能做得更好。

一个简单的方法是番茄工作法，是Francesco Cirillo用一个番茄形状的厨房计时器想出来的：专心做一件事二十五分钟，休息五分钟，每四轮，来一次长休息。

而且休息要真正休息：站起来，看看远处，喝点水。刷手机不算休息。

所以在我的日历里，休息也有自己的时间：时间块和时间块之间安排一次休息，休息完也要打勾。

事情堆起来时该怎么办？

首先，估得更准一些。2008年，Jeffrey Forsyth和Christopher Burt发现，把任务拆成几步、每步分别估计，你的估计就会更接近实际花的时间。

再留一点余量。如果你觉得一件事要一小时，就给它留一个半小时。看看遇到意外时，有余量和没余量的一天会怎样。

要是实在塞不下，就做选择：挪到另一天，交给别人，或者说不。对一件事说好，就是对另一件事说不。

有事插进来的时候，我就在这里把时间块拖到另一个空档，或者把它拉长，我的一周照样稳稳当当。

怎样坚持下去？你的继续计划

第一周，把脑子里的一切都放到同一个地方，每天早上选出三件重要的事。只选三件。

第一个月，在日历上给重要的事安排时间，留好休息和余量。别把每个空档都填满：给意料之外的事留点空间。

然后每周一次，花十五分钟回顾：清空收集箱，挪走没做完的事，再规划下一周的时间块。这个和自己的约会，撑起了其他一切。

每天的事，我放在任务里：我家里的每个应用都有自己的任务，比如喝水或学习，我在日历和日程里一天一天地把它们放在一起看，做完就打勾。

总结一下：你的脑子不是日程本，所以把一切拿出来；先选重要的，再管紧急的；一次只做一件事，并给它安排时间；还要休息、留余量，因为安排时间是为了活得更好，不是为了跑得更快。

在MindHaOS的日程房间里，你可以记下你的待办，在看板上移动它们，给它们定好日期和时间，让它们带着提醒出现在你的日历上，还不会忘记亲友的生日。今天就免费搭建你的心灵之家。链接在视频简介里。下一期指南：怎样学得更快？